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31/08/2018
Dematerializzazione dei documenti nello studio dentistico
3 attività di dematerializzazione che puoi svolgere oggi nello studio dentistico
Lo Studio odontoiatrico oggi deve produrre quantità crescenti di documenti che, per ragioni fiscali e di tutela legale, devono essere conservati per anni: preventivi, fatture, consensi, privacy, ecc. come è possibile gestire tutto questo? Semplice, sfruttando le immense possibilità di archiviazione del materiale informatico. Cosa significa e come fare? Te lo spieghiamo qui.Cosa significa dematerializzare:
Scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a un tasso di errore elevato. Con tutte le tecnologie disponibili oggi è finalmente possibile abbandonare la gestione documentale tradizionale.
Dematerializzare significa letteralmente: Rendere meno dispendioso in termini di costi energetici e di materiali attraverso il ricorso a tecnologie e sistemi informatizzati.
Si tratta insomma di un insieme di regole e procedure informatiche che permettono di produrre, registrare e conservare un documento in forma digitale, evitando la stampa ma assicurando comunque al documento una piena validità legale.
Il processo di dematerializzazione è finalizzato, quindi, a rendere un documento elettronico non deteriorabile e disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità: tale valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso la firma digitale e la marca temporale. La firma digitale è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici proprio come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei tradizionali. La marca temporale è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.
Vantaggi della dematerializzazione
1. Attenzione all’ambiente.
2. Risparmio economico:
di spazio: verrà ridotto lo spazio da dedicare agli archivi cartacei che potrà essere dedicato ad attività più utili e necessarie per i pazienti;
di materiale: pensa a quanta carta, toner, stampanti, fax, ecc…cambi, butti e utilizzi ogni anno;
di tempo: la gestione sarà molto semplificata, la ricerca e l’archiviazione molto veloce.3. Meno possibilità di errore:
trovare un documento non sarà più complicato perché tutto sarà archiviato secondo standard e procedure codificate. Affidarti alla dematerializzazione ti permetterà soprattutto di velocizzare i flussi di lavoro nelle diverse fasi (creazione, invio, archiviazione, ricerca).4. Fidelizzazione dei pazienti:
darai una immagine più professionale e renderai la comunicazione studio/paziente più efficace e moderna.3 attività di dematerializzazione che puoi svolgere oggi nello studio dentistico
A. Firma grafometrica
La sostituzione della firma grafometrica a quella olografa è uno dei principi cardine della dematerializzazione, come abbiamo visto sopra. Ti permettrà di sostituire la firma fisica su documenti cartacei con la “raccolta” della firma grafometrica attraverso una specifica tavoletta grafica per validare in tempo reale, senza bisogno di stampare, firmare e scansionare i documenti come anamnesi, preventivi, esami, controlli, fatture.
Il software gestionale XDENT ad esempio integra soluzioni di firma grafometrica e firma digitale qualificata e conservazione a norma per la completa dematerializzazione dei documenti di Studio. La soluzione definitiva per eliminare gli archivi cartacei e passare a flussi completamente digitali.
B. Archiviazione e conservazione degli esami clinici
Perché continuare a gestire documenti in diversi formati, su diversi supporti creando carte e confusione? Non sarebbe meglio piuttosto poterne disporre in formato digitale? Pensa a quanto si velocizzerebbe la gestione del materiale, la ricerca di uno specifico documento sia amministrativo che clinico: anamnesi, fattura, radiografia, preventivo, ecc.
Nella scheda paziente all’interno del gestionale per gli studi dentistici XDENT, ad esempio, con un solo click è possibile accedere ai suoi dati come:
- archivio di tutti i documenti e/o prescrizioni generate;
- immagini diagnostiche e/o video associati;
- scheda di anamnesi;
- esame obiettivo;
- scheda dentaria e piani di trattamento in grado di visualizzare tutta la storia clinica del paziente: dalla dentatura decidua a quella permanente
- informazioni contabili.
C. Compilazione moduli, fatture, preventivi direttamente online
Ma non solo, la dematerializzazione parte proprio dall’acquisizione stessa dei dati in formato digitale. Perché far compilare l’anamnesi del nuovo paziente in un formato cartaceo che poi la tua segretaria dovrà “ricopiare” in formato digitale quando puoi utilizzare degli i-Pad?
XDENT Patient iPad
Un insieme di soluzioni progettate per utilizzare iPad con connessione WiFi all’interno del tuo studio. I pazienti potranno compilare in modo semplice e immediato la propria anagrafica e il questionario di anamnesi tramite un’applicazione studiata appositamente per l’interfaccia touch di iPad. I dati inseriti saranno subito disponibili sulle postazioni XDENT.
Se vuoi saperne di più sulle possibilità della dematerializzazione nello studio dentistico clicca qui sotto:
